PEMANFAATAN CLOUD COMPUTING MENINGKATKAN KETERSEDIAAN DOKUMEN SUPERVISI

Endarta

Pengawas SMK Provinsi Kalimantan Selatan

Supervisi Manajerial dan Akademik untuk SMK Binaan

SMK adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan bidang kejuruan, harus bisa memberikan layanan pendidikan untuk menghasilkan lulusan yang bermutu. Dimulai dari semua komponennya harus bermutu, yaitu termasuk setiap komponen standar nasional pendidikan yaitu standar isi, standar proses, standar kompetensi lulusannya, standar pendidik dan tenaga kependidikan, standar sarana prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, dan standar penilaian. Untuk itu dibutuhkan peranan pengawas sekolah yang berfungsi untuk melakukan pengawasan penyelenggaraan pendidikan di satuan pendidikan kejuruan. Fungsi pengawasan dilakukan oleh pengawas sekolah melalui kegiatan pembinaan, pembimbingan dan pelatihan maupun penilaian terhadap kinerja kepala sekolah, guru maupun tenaga administrasi sekolah lainnya dalam melakukan tugas dan fungsinya. Selain itu pengawas sekolah juga melakukan pemantauan terhadap keterlaksanaan delapan standar nasional pendidikan. Kegiatan pembinaan, pembimbingan dan pelatihan, penilaian maupun pemantauan merupakan bagian-bagian dari supervisi akademik dan manajerial.

Pengawas sekolah merupakan seorang pegawai negeri sipil yang melaksanakan peran pemerintah dalam fungsi pengawasan pendidikan. Untuk itu seorang pengawas sekolah harus memenuhi enam jenis kompetensi seperti yang dipersyaratkan dalam Permendiknas No. 12 Tahun 2007. Kompetensi yang dipersyaratkan bagi pengawas sekolah meliputi Kompetensi Kepribadian, Supervisi Manajerial, Supervisi Akademik, Evaluasi Pendidikan, Penelitian Pengembangan dan Sosial. Kompetensi kepribadian menuntut pengawas untuk memiliki sikap tanggung jawab rasa ingin tahu dan motivasi pribadi serta mampu memotivasi seluruh stake holder pendidikan terkait. Kompetensi supervisi manajerial, menuntut pengawas untuk menguasai metode, teknik maupun prinsip supervisi, memiliki program, menyusun instrumen, menyusun laporan. Pada kompetensi supervisi akademik, pengawas harus memahami perkembangan mata pelajaran, membimbing penyusunan silabus dan rencana pelaksanaan pembelajaran (RPP) dan pelaksanaan pembelajaran. Kompetensi akademik lainnya mengelola, merawat, mengembangkan media dan fasilitas pembelajaran serta pemanfaatan teknologi informasi dalam pembelajaran. Kompetensi evaluasi pendidikan meminta pengawas mampu menyusun kriteria dan indikator keberhasilan pendidikan, membimbing penentuan aspek penting pembelajaran serta menilai kinerja kepala sekolah dan staf. Sub kompetensi evaluasi lainnya antara lain pemantauan pembelajaran, penilaian, analisis untuk perbaikan mutu serta pengolahan data hasil penilaian kinerja guru, kepala sekolah  dan  staf  sekolah. Kompetensi penelitian mewajibkan pengawas menguasai pendekatan, jenis, metode, menentukan masalah, menyusun proposal, melaksanakan, mengolah dan menganalisis data serta menulis karya ilmiah, pedoman atau modul pelaksanaan pengawasan. Kompetensi sosial pengawas sekolah adalah keterampilan bekerja sama dengan pihak terkait dan aktif dalam organisasi kepengawasan.

Dari keenam kompetensi tersebut, fokus dari karya kreatif ini ada pada kompetensi supervisi manajerial dan supervisi akademik. Hal tersebut dibatasi karena permasalahan yang ditemui Penulis dalam melakukan tugas kepengawasan. Dalam melakukan tugas kepengawasan terkait supervisi manajerial, dokumen yang harus dibaca dan dikoreksi pada setiap sekolah binan yaitu:

1. Evaluasi diri sekolah (EDS)
2. Rencana Kerja Sekolah Jangka Panjang (RKJP),
3. Rencana Kerja Jangka Menengah (RKJM)
4. Rencana Kerja Tahunan (RKT)
5. Rencana Kerja dan Anggaran Sekolah (RKAS)
6. Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP)
7. Kalender pendidikan/akademik
8. Struktur organisasi sekolah dan pembagian tugas pendidik tenaga kependidikan,
9. Peraturan akademik sekolah
10. Tata tertib sekolah
11. Kode etik sekolah
12. Pedoman penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
13. Pedoman biaya operasional sekolah/madrasah.

Selain dokumen tersebut, supervisi yang terkait dengan kegiatan akademik guru juga didukung oleh berbagai dokumen yang menuntut Pengawas Sekolah untuk membaca dan mengoreksinya. Dokumen tersebut yaitu:

1. Analisis kompetensi dasar
2. Silabus untuk setiap mata pelajaran
3. Rencana pelaksanaan pembelajaran setiap guru
4. Pelaksanaan dan hasil penilaian pembelajaran
5. Hasil penilaian kinerja untuk setiap guru

Berdasarkan uraian tersebut dapat disarikan bahwa beban pengawas sekolah untuk membaca dan mengoreksi berbagai macam kelengkapan dokumen sekolah dan guru cukup banyak.

Selanjutnya, permasalahan yang dihadapi dalam mengemban tugas Pengawas SMK Provinsi Kalimantan Selatan adalah terkait infrastruktur dan lokasi tempuh sekolah binaan. Wilayah Kota Banjarmasin dibangun pada wilayah rawa-rawa sehingga memerlukan biaya besar untuk pembangunan jalan. Oleh karena itu umumnya lebar jalan relatif kurang. Pertumbuhan jumlah penduduk berdampak pada kondisi lalu lintas yang semakin padat dan seringkali menyebabkan kemacetan. Hal ini juga memberi dampak bertambahnya waktu tempuh menuju sekolah binaan sehingga secara otomatis mengurangi waktu kunjungan.

Untuk mengatasi kedua permasalahan dalam melakukan supervisi manajerial dan akademik, Pengawas SMK harus kreatif dan inovatif sebagaimana tuntutan kompetensi kepribadian seorang pengawas. Salah satu strategi yang dapat ditempuh adalah dengan menggunakan program Cloud Computing. Program ini merupakan program yang berisikan teknologi pemanfaatan layanan internet menggunakan pusat server yang bersifat virtual dengan tujuan pemeliharaan data dan aplikasi (Akhmad Syaikhu, 2010). Salah satu bentuk cloud computing adalah penyimpanan data dan dokumen elektronik secara online. Manfaat dari program ini secara umum adalah pengguna terdaftar dapat menyimpan data dan dokumen elektronik secara online dan membagi pakai dokumen tersebut kepada pihak terkait. Para pihak yang memperoleh hak akses dapat mengakses dokumen tersebut menggunakan perangkat dari mana saja dan kapan saja selama ditempat tersebut tersedia layanan internet. Hal ini dapat pula diterapkan terhadap dokumen supervisi akademik dan manajerial pada sekolah binaan. Untuk mengatasi permasalahan jumlah dokumen yang banyak dan jarak tempuh antar sekolah binaan program cloud computing dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

1. Mendapatkan domain dan hosting
2. Menginstal aplikasi cloud computing (owncloud)
3. Menetapkan setelan dasar aplikasi owncloud
4. Menetapkan pengguna dan folder penyimpanan dokumen
5. Menggunakan fasilitas cloud computing

Implementasi Cloud Computing untuk SMK Binaan di Kota Banjarmasin

1. Mendapatkan domain dan hosting

Nama domain (domain name) adalah nama unik yang diberikan untuk mengidentifikasi nama server yang menyimpan dokumen. Nama domain digunakan untuk memudahkan pengguna pada saat melakukan akses ke komputer server. Nama domain kadang-kadang disebut URL, atau alamat website. Khusus domain Indonesia terdapat 9 (sembilan) jenis domain antara lain ac.id; sch.id; .ponpes.id; .id; dan lain sebagainya. Selanjutnya prosedur untuk mendapatkan nama domain adalah:

a. Mengakses website perusahaan jasa hosting

b. Memasukkan nama domain untuk memeriksa ketersediaan seperti pada gambar 1 dan hasil pengecekan pada gambar 2 berikut ini:

Gambar 1 Pengecekan ketersediaan domain

Gambar 2 Hasil pengecekan ketersediaan domain

c. Jika pemesanan domain sekaligus dengan hosting, klik tombol hijau seperti pada Gambar 3. Kapasitas dipilih dari menu seperti pada gambar 4. Selanjutnya tentukan data identitas pemesan dengan memilih menu seperti Gambar 5. Gambar 6 menunjukkan rekap pemesanan domain dan hosting.

Gambar 3 Pemilihan pemesanan

Gambar 4 Pemilihan kapasitas hosting

Gambar 5 Pilihan data dasar pemesanan domain

Gambar 6 Ringkasan pemesanan domain

Setelah melakukan pemesanan nama domain, paket hosting dan menyatakan persetujuan dengan mengklik kotak kecil dan chekout. Selanjutnya pemesan akan dikirimi tagihan pembayaran jasa yang dipesan untuk dibayar dan dikonfirmasikan pembayarannya. Setelah segala sesuatunya diselesaikan pemesan mendapatkan username dan password domain tersebut yang dikirim via email.

Menginstal aplikasi cloud computing (ownCloud)

• Login ke cPANEL menggunakan username dan password yang diberikan
• Klik pada Softaculous
• Pada bilah sebelah kiri cari dan pilih File Management
• Pilih ownCloud sehingga tampak tampilan seperti gambar 7 di bawah:

Gambar 7 Dialog Instalasi ownCloud

• Klik Install Now hingga muncul dialog opsi instalasi seperti gambar 8 berikut

Gambar 8 Pengisian setelan instalasi aplikasi cloud

3. Menetapkan setelan dasar aplikasi ownCloud

Gambar 9 di bawah ini mengilustrasikan alur dasar pengaturan dokumen supervisi. Dokumen supervisi dibedakan menurut pembagian tugas di sekolah binaan. Dalam prakteknya pembagian dokumen dibedakan menjadi dokumen kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana, humas dan tata usaha sebagai unsur administrasi sekolah.

Setiap sekolah binaan ditetapkan sebagai satu grup pengguna. Grup ini memiliki 6 (enam) akun, yaitu akun kepala sekolah, akun wakil kepala sekolah bidang kurikulum, akun wakil kepala sekolah bidang kesiswaan, akun wakil kepala sekolah bidang sarana prasarana, akun wakil kepala sekolah bidang humas dan akun kepala administrasi sekolah.

Gambar 9 Alur Dasar Pengelolaan Dokumen

Akun kepala sekolah berperan sebagai admin grup yang memiliki hak mengatur grup sekolah yang bersangkutan. Akun kepala sekolah mengelola folder utama sekolah yang di dalamnya berisi folder kurikulum, folder kesiswaan, folder sarana-prasarana, folder humas dan folder administrasi sekolah. Sub folder dalam folder sekolah menjadi tanggung jawab masing-masing akun wakil kepala sekolah dan akun tenaga administrasi sekolah. Penempatan sub folder dalam folder sekolah merupakan implementasi hirarki tanggungjawab sesuai struktur organisasi sekolah. Folder sekolah selanjutnya dibagikan kepada akun pengawas pembina. Dengan demikian akun pengawas memiliki akses terhadap semua akun sekolah termasuk akses terhadap sub folder dalam akun sekolah. Ilustrasi struktur akun dan akses dapat dilihat pada gambar 10 di bawah ini:

Gambar 10 Struktur Akun dan akses sistem cloud

4. Menetapkan grup pengguna dan folder penyimpanan dokumen

Langkah penyetelan aplikasi selanjutnya adalah pembuatan pembuatan grup pengguna masing-masing sekolah binaan, akun pengguna, folder tiap akun pengguna, setelan akses dan sharing sesuai desain alur dokumen dan struktur akun.

1. Membuat Grup Pengguna Tiap Sekolah Binaan, yang harus membuat langkah-langkah:
2. Lakukan login sebagai administrator dengan username dan password yang sudah didaftarkan pada aplikasi, yang terdapat pada layar bagian atas kanan.
3. Klik pada ikon segitiga di sebelah kanan foto admin hingga tampak pilihan setting users yang diperlukan.
4. Klik pada Users hingga tampak layar pengelolaan Users seperti gambar 13 di bawah. Gambar mengilustrasikan proses pembuatan grup sekolah binaan bernama SMK PUTRAUTAMA diakhiri penekanan tanda + (plus). Lakukan langkah ini untuk membuat semua grup sekolah binaan.

Gambar 11 Proses membuat grup sekolah binaan

d. Membuat Akun Pengguna

Penambahan pengguna dilakukan dengan cara yang ditunjukkan pada gambar 14 di bawah dengan langkah-langkah:

1. Ketik nama pengguna (username)
2. Ketik email pengguna
3. Klik pada Groups, contreng pada grup yang diikuti
4. Klik Create

Gambar 12 menunjukkan proses penambahan penguna dengan username juri5 dan email juri5@putra.id. Proses penambahan pengguna diteruskan dengan menentukan grup yang dikuti dan diakhiri penekanan tombol Create.

Gambar 12 Proses Penambahan Pengguna

• Membuat folder pengguna

Folder pengguna diberi nama sesuai bidang tugas akun yang bersangkutan yaitu Kurikulum, Kesiswaan, Sarana Prasarana, Humas dan Administrasi Sekolah. Folder akun kepala sekolah diberi nama SMK yang bersangkutan. Langkah-langkah membuat folder sesuai akun adalah:

1. Login dengan username dan password akun wakil kepala sekolah
2. Klik ikon + (tanda plus) yang berada di tengah atas hingga tampak seperti gambar 13 berikut ini:

Gambar 13 Proses pembuatan folder

• Klik Ikon Folder dan ketikkan nama folder sesuai bidang tugas akun, tekan Enter

• Menetapkan Tujuan Share Folder

Folder (Kurikulum) yang dibuat pada langkah di atas harus dishare kepada kepala sekolah SMK yang bersangkutan. Gambar 14 di bawah ini menunjukkan langkah membagikan folder Kurikulum kepada akun KS SMK YPT Bjm. Langkah-langkah membagikan folder  Kurikulum tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pilih pada folder Kurikulum, klik ikon share sesaat kemudian kolom sebelah kanan muncul
2. Ketik nama akun yang dituju (KS SMK YPT Bjm)
3. Klik akun KS SMK YPT Bjm di bawah ketikan pencarian tadi.
4. Folder Kurikulum berhasil dibagikan kepada akun kepala sekolah.

Gambar 14 Penetapan sharing folder

Hal yang serupa dilakukan pada akun kesiswaan, sarana prasarana, humas dan administrasi sekolah satu per satu dan membagikannya pada akun kepala sekolah.

Tahapan-tahapan Membuat Grup Sekolah Binaan, Membuat Akun Pengguna, Membuat folder pengguna dan Menetapkan Tujuan Share Folder diulangi pada seluruh sekolah binaan. Sebagai bagian akhir penyetelan, semua folder akun Kepala Sekolah dari semua Sekolah Binaan di share kepada akun Pengawas Sekolah. Dengan langkah-langkah tersebut semua folder wakil kepala sekolah dan administrasi sekolah dapat diakses oleh kepala sekolah yang bersangkutan. Oleh karena semua akun kepala sekolah dishare kepada pengawas sekolah maka otomatis pengawas sekolah dapat ikut mengakses dokumen-dokumen pelaksanaan program sekolah.

5. Menggunakan Fasilitas Cloud Computing Hasil Instalasi

Setelah menerapkan  cloud computing menggunakan aplikasi owncloud yang diinstal pada alamat website http://supaksuman.putrautama.id/ocsmk/ dan penulis beri nama “AWANKITA” ketersediaan dokumen supervisi akademik maupun manajerial dapat di atasi. Pengawas pembina kemudian dapat mengunduh file-file dari SMK binaan melalui akun Pengawas Sekolah. Hasil-hasil kesiapan dokumen dapat dilihat pada gambar tangkapan layar (screenshoot) seperti ditunjukkan di bawah. Gambar 17 mengilustrasikan cuplikan halaman akun pengawas yang memiliki folder-folder yang di share setiap kepala sekolah.

Gambar 15 Halaman Akun Pengawas

Gambar 16 menunjukkan cuplikan isi folder setiap sekolah binaan yang berisi sub folder kurikulum, kesiswaan.

Gambar 16 Isi folder sharing sekolah binaan dalam akun pengawas

Gambar 17 memperlihatkan isi folder sharing SMKN2 Banjarmasin khusus subfolder kurikulum yang berisi dokumen KTSP dan subfolder RPP guru. Pada gambar 18 ditunjukkan isi folder guru yang berisi perangkat pembelajaran guru yang bersangkutan.

Gambar 17 Isi folder sharing SMKN2 Banjarmasin

Gambar 18 Dokumen RPP guru a.n. Daryani dalam folder sharing SMKN 2 Banjarmasin

Manfaat Cloud Computing untuk SMK Binaan di Kota Banjarmasin

Penerapan cloud computing yang sudah dilakukan di SMK Binaan penulis di wilayah Kota Banjarmasin Provinsi Kalimantan Selatan telah memberikan banyak manfaat baik untuk pengawas SMK itu sendiri maupun pihak SMK. Manfaat untuk pengawas SMK:

1. Meningkatkan ketersediaan dokumen sasaran pengawasan baik pada ranah supervisi akademik maupun manajerial. Dokumen-dokumen ini dapat diakses kapan saja dan dari mana saja dengan peralatan desktop maupun dengan gadget (handphone).
2. Meningkatkan efektifitas pelaksanaan tugas-tugas pengawasan khususnya sasaran pengawasan yang dapat dilaksanakan melalui metode studi dokumen. Aktifitas telaah dokumen dapat dilaksanakan sebelum kunjungan dilakukan sehingga waktu yang terbatas cukup digunakan untuk konfirmasi, verifikasi dan diskusi hal-hal yang diperlukan.
3. Memberi contoh penerapan teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang pelaksanaan tugas manajerial. Prinsip kerja penerapan cloud computing ini sangat relefan diterapkan di internal SMK sebagai bagian penerapan sistem penjaminan mutu pendidikan.

Manfaat untuk SMK:

1. Memiliki media penyimpanan dokumen digital yang tersusun mengikuti hirarki/struktur organisasi sesuai tugas pokok dan fungsinya
2. Kepala sekolah memiliki media kontrol dan pengawasan pelaksanaan tugas-tugas yang sudah dibagikan sebelumnya yang dapat diakses kapan saja dan dari mana saja.
3. Sekolah mendapatkan layanan pengawasan yang lebih optimal sehingga fungsi pengawasan memberikan kontribusi pada kemajuan SMK.

Berdasarkan hasil-hasil yang diuraikan di muka penulis merekomendasikan rekan sejawat untuk menerapkan cloud computing agar dapat meningkatkan layanan supervisi akademik dan manajerial kepada sekolah binaan. Hal ini dapat dilakukan secara mandiri maupun berkelompok bersama rekan sejawat baik dalam satu wilayah terbatas namun juga tidak tertutup kemungkinan pada lingkup wilayah yang lebih luas. Selain itu, penulis juga merekomendasikan rekan kepala sekolah menerapkan fungsi supervisinya menggunakan aplikasi owncloud dengan setelan yang disesuaikan struktur organisasi sekolah. Hal serupa dapat diterapkan pada institusi seperti pada bidang pembinaan SMK, maupun unit kegiatan lain yang memerlukan pemantauan, pembinaan program yang sering terkendala jarak, keterbatasan waktu maupun kuantitas dokumen.

DAFTAR PUSTAKA

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Panduan Kerja Pengawas Sekolah Pendidikan Dasar dan Menengah, Jakarta: Direktorat Pembinaan Tenaga Kependidikan Pendidikan Dasar dan Menengah Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan, 2017.

Syaikhu Akhmad HS (2016) Komputasi Awan (Cloud Computing) Perpustakaan Pertanian. Jurnal Pustakawan Indonesia, Vol. 10 No. 1, pp.1).

TENTANG PENULIS:

Drs. Endarta, M. Eng. dilahirkan di Sleman Daerah Istimewa Yogyakarta pada tanggal 24 Agustus 1961. Menyelesaikan pendidikan jenjang Sarjana (S1) pada Program Studi Pendidikan Teknik Elektronika, Fakultas Pendidikan Teknologi dan Keguruan di Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Yogyakarta sekarang Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) tamat tahun 1986. Menyelesaikan studi Pasca Sarjana (S2) di Sekolah Pasca Sarjana Universitas Gajah Mada pada Fakultas Teknik Mesin Magister Sistem Teknik (MST) Konsentrasi Teknik Industri Kecil dan Menengah pada tahun 2008. Penulis secara konsisten memberikan sharing dan diskusi sekitar pendidikan melalui blog http://duniapendidikan.putrautama.id e-mail: endarta.am@gmail.com HP. 082158314012